prázdný

Nákupní košík je prázdný.

Pro dopravu zdarma nakupte ještě za 1 490 Kč.

Přejít do košíku

Vše o archivaci firemních dokumentů

Topíte se ve své kanceláři v záplavě dokumentů a přemýšlíte, co můžete zlikvidovat, abyste získali více prostoru? V tomto článku vám vysvětlíme, jak si poradit s archivací firemních dokumentů, abyste nejen zpacifikovali chaos kolem sebe, ale především splnili normy dané zákonem.

Co potřebujete vědět o archivačních lhůtách

  • Zákonné lhůty pro délku archivaci dokumentů se liší podle toho, o jaké dokumenty se jedná. Je tedy rozdíl, zda chcete zpracovávat daňové doklady, mzdové listy nebo odpisové plány.
  • Archivace firemních dokumentů je popsána v několika zákonech, u každého typu dokumentů proto uvádíme odkaz na odpovídající normu, v níž najdete kompletní informace. Doporučujeme si vždy ověřit, že vámi zvolený způsob archivace odpovídá aktuální podobě norem.
  • Do třídění, archivace nebo dokonce likvidace dokumentů se pusťte jen v případě, že znáte správný postup. Pokud si nejste jistí, vše raději konzultujte s právním nebo účetním oddělením.

Pro větší i menší firmy je ideálním řešením mít zpracované interní směrnice pro oběh, zpracování, archivaci a likvidaci dokumentů, a to přesně na míru pro své podnikání. Z této směrnice poté mohou vycházet zaměstnanci v konkrétních situacích. Druhou variantou je najít si specializovanou firmu, která vše pohlídá za vás.

Doba archivace dokumentů dle zákona

Daňové doklady

Zákon: Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.)

Základní doby archivace daňových dokladů:

  • 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví
  • 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty

Účetní záznamy

Zákon: Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.)

Základní doby archivace účetních záznamů:

  • 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva
  • 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let
  • 5 let: účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví

Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele

Zákon: Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.)

Základní doby archivace dokladů vyplývajících z pozice zaměstnavatele:

  • 3 roky: stejnopisy evidenčních listů
  • 30 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění
  • 10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
  • 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti

Archiválie

Zákon: Zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.)

Jedná se o záznamy či dokumenty, které vznikly z činnosti obchodních korporací a družstev (kromě bytových družstev) a které jsou podle zákona určené k trvalému uchování v rámci veřejného zájmu. Korporace a družstva mají povinnost dokumenty vypsané níže uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Jedná se o tyto dokumenty:

  • dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu: zakladatelské dokumenty, stanovy, jednací řády, dokumenty o přeměnách, likvidaci nebo zániku
  • dokumenty o řízení: protokoly a zápisy z jednání statutárního nebo dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad
  • dokumenty o majetku podnikatelského subjektu: mimořádné inventarizace majetku, smlouvy o převodu vlastnického práva, certifikace ochranných známek
  • finanční dokumenty: účetní závěrky
  • dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce: podnikatelské záměry, dokumentace výrobků

Co s firemními dokumenty po uplynutí archivační povinnosti?

Po uplynutí archivační povinnosti je třeba písemnosti vhodným způsobem a bezpečně zlikvidovat. Jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejlepším způsobem je skartace. V našem článku o výběru skartovačky se dočtete více informace o druzích skartovaček a stupních utajení, které vám pomohou zlikvidovat firemní dokumenty podle zákonných norem.

Skladování tištěných dokumentů

Jak dokumenty archivovat

Skladování tištěných dokumentů

V případě, že archivujete dokumenty v jejich tištěné listinné podobě, můžeme vás odkázat na náš sortiment umožňující efektivní skladování.

Elektronická archivace dokumentů

V současné době spousta firem volí archivaci dokumentů v jejich elektronické podobě. Ačkoli digitalizace firemního archivu někdy vyžaduje počáteční investici, dlouhodobě se jedná o levné, efektivní a ekologické řešení.

Pokud jste obdrželi dokumenty přímo v elektronické podobě, jejich uložení na vybrané úložiště je poměrně rychlá a snadná záležitost. Pokud ale máte dokumenty určené pro archivaci v listinné podobě, bude třeba se zabývat jejich převodem do elektronické podoby a uložením. V takovém případě je nutné vědět, že jednoduché naskenování a uložení na cloudu nebo pevném disku nestačí. Elektronická archivace dokumentů podléhá pravidlům, které je třeba dodržovat.

Skladování tištěných dokumentů

Podmínky a způsob elektronického uchování daňových dokladů

U elektronicky archivovaných dokladů je nutné dodržet tyto tři podmínky:

  • Věrohodnost původu dokladů: Dokumenty musí být opatřeny ověřovacími metadaty, která zaručují totožnost osoby, která doklad oprávněně vystavila.
  • Neporušitelnost jejich obsahu: Je třeba zaručit, že obsah dokladu nebyl změněn. Věrohodnost původu i neporušitelnost obsahu je možné zajistit za pomoci uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečeti nebo elektronické výměny informací EDI.
  • Čitelnost: Je třeba zajistit, aby bylo možné se seznámit s obsahem dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení. Nejčastěji se pro archivaci volí formát PDF/A, což je oficiální archivační verze formátu PDF.

Doklady poté musí být uchovány prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat. Zároveň je nutné, aby byl na žádost správce daně umožněn přístup k těmto dokladům bez zbytečného odkladu. Pokud místem uchování dokumentů není tuzemsko, musí plátce oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů a zároveň zajistit právo volného přístupu v reálném čase jak k daňovým dokladům, tak k datům zaručujícím věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu.

Pro efektivní uchování dokumentů

Pro převod dokumentů do jejich elektronické podoby a jejich následné efektivní uložení vám doporučujeme vybrat si především kvalitní skener a spolehlivé dlouhodobé úložiště.


Tento web používá cookies

Abychom Vám mohli v tomto eshopu nabídnout kvalitní služby a pokročilé funkce, využíváme cookies. Prohlížením tohoto webu s tímto souhlasíte. Pro více informací o cookies a jejich případném blokování si přečtěte zde.